هوشمندسازی فرایندهای کسب و کار

هوشمندسازی به معنای استفاده از تکنیک‌ها، ابزارها، تجهیزات و تکنولوژی‌ها به منظور تهسیل‌کردن فرایندها و عملیات‌های گوناگون در صنایع مختلف و زندگی روزمره است. هدف و نتیجه‌ی هوشمند سازی را می‌توان رسیدن به یک نظم و انسجام کلی و ساختاریافته دانست که باعث می‌شود تا بدون این‌که اختلالی در فرایندها به‌‎وجود بیاید به‌صورت کاملا هوشمند و خودکار انجام شوند.

هوشمندسازی فرآیند به تحلیلگران کمک می‌کند تا اجرای فرآیند را درک کنند، عملکرد فرآیند را ارزیابی کنند، گلوگاه‌ها را شناسایی کنند و فرصت‌های اتوماسیون را کشف کنند. بر اساس این بینش، تحلیلگران می‌توانند فرآیندهای خود را بهینه کنند و در نهایت تجربه مشتری را بهبود بخشند و هزینه را کاهش دهند.

سیستم های اطلاعاتی موجود در سازمانها حجم بی سابقه ای از داده ها را تولید می کنند. اگر این داده ها به درستی جذب، ادغام و تجزیه و تحلیل شوند، می توان از این انبوه داده ها برای کشف الگوها و بینش هایی استفاده کرد که مسیرهایی را برای تجربیات بهتر مشتری و کارایی عملیاتی جدید روشن می کند.

ابزارهای هوشمندسازی فرآیند از الگوریتم‌های یادگیری ماشین (Machine Learning) برای جمع‌آوری داده‌های رویداد در یک فرآیند از سیستم‌ها و برنامه‌های کاربردی، مانند ERP و CRM، تجزیه و تحلیل داده‌ها و تصویرسازی فرآیند استفاده می‌کنند. این ابزارها به نظارت و کشف فرآیندها با کاوش در داده‌های فرآیند تاریخی یا زمان واقعی کمک می‌کنند.

هوشمندسازی فرآیند به تحلیلگران کمک می‌کند تا اجرای فرآیند را درک کنند، عملکرد فرآیند را ارزیابی کنند، گلوگاه‌ها را شناسایی کنند و فرصت‌های اتوماسیون را کشف کنند. بر اساس این بینش، تحلیلگران می‌توانند فرآیندهای خود را بهینه کنند و در نهایت تجربه مشتری را بهبود بخشند و هزینه را کاهش دهند.

این شرکت با استفاده از رویکردهای هوش مصنوعی، از قابلیت‌های مدیریت فرآیند به عنوان نرم افزار هوشمندسازی فرآیند(Machine Learning‍ و Computer Vision) برای جدا کردن فرآیندهای پیچیده استفاده می کند. همچنین با هوشمندسازی فرآیند امکان فرآیندکاوی و داده کاوی  (Data Transfer Object) DTO)) را فراهم می‌کند.

مزایایی استقرار هوشمندسازی فرآیندها :

• تصمیم گیری مبتنی بر داده را امکان پذیر می کند.
• اطلاعات فرآیند به ایجاد بهترین شیوه ها کمک می کند.
• ناکارآمدی ها را شناسایی و حذف می کند.
• هزینه ها را بهینه می کند.
• باعث پیشرفت سریع تر و کارآمدتر می شود.

نحوه هوشمندسازی فرآیندها در سازمان

• مشخص کردن اهداف

اولین گام در پیاده سازی هوشمندسازی فرآیند، مشخص کردن اهداف است. این اهداف می‌تواند کاهش هزینه، رضایت بیشتر مشتری، بهبود انطباق یا افزایش کارایی باشند. البته این اهداف باید قابل اندازه گیری باشند و میزان شکست و موفقیت آن‌ها مشخص باشد.

• ابزار مورد نیاز برای هوشمندسازی فرایندها

برای هوشمندسازی فرایندها علاوه بر لزوم مکانیزه کردن فرایندها میبایست ابتدا تجزیه و تحلیل فرآیندها بر روی پلتفرم‌های  BI  ، مانند Microsoft PowerBI ،Qlik Sense و Tableau اجرا ‌شود.

• یکپارچه سازی داده ها

شامل ترکیب داده‌ها از چندین منبع مختلف در یک پلتفرم است. ابتدا داده‌ها باید استخراج، پاکسازی، تبدیل و در انبارداده ذخیره شوند.

• استخراج و تجزیه و تحلیل فرآیندها

در این مرحله، داده‌ها از سیستم‌های منابع سازمانی یا مستقیماً از کارکنانی که وظایف را انجام می‌دهند جمع آوری می‌شود. مرحله‌ی تبدیل، این داده‌ها را پردازش می‌کند و آن‌ها را در صورت نیاز برای تجزیه و تحلیل تمیز می‌کند. مرحله‌ی بارگذاری، داده‌ها را به یک پایگاه داده یا انبار منتقل می کند، جایی که کاربران می‌توانند این داده‌ها را به صورت داشبوردها و نقشه‌های فرایندی ببینند.

• بهینه سازی فرآیندها

در این مرحله از پیاده سازی، شما یک مدل فرآیند کامل دارید که نحوه کار کارکنان و مراحل کلی آن را توضیح می‌دهد. داده‌ها اعتبار سنجی می‌شوند و اطمینان حاصل می‌شود که مدل به طور دقیق فرآیندهای واقعی را توصیف می‌کند.

گام بعدی این است که زمینه داده‌ها را تا حد امکان به طور کامل ضبط کنید و دید مفیدتری از داده‌ها ارائه دهید. این زمینه به تحلیلگران اجازه می‌دهد تا گردش‌های کاری و زمان‌بندی آن‌ها را با فرآیند مرتبط کنند. همچنین باید اشاره کنیم، بینشی که داده های متنی ارائه می‌دهند برای توسعه اقدامات مورد نیاز برای بهبود فرآیندها بسیار ارزشمند است.

• استراتژی های پیاده سازی

پیچیدگی اجرای هوشمندسازی فرآیند عمدتاً به دلیل بسیاری از مؤلفه‌هایی است که باید به خوبی با هم کار کنند، از جمله هوش مصنوعی، تجزیه و تحلیل و اتوماسیون. با این حال، درک اهداف کسب و کار نسبتاً آسان است، مانند به دست آوردن بینش جدید در مورد این که چگونه کارمندان می‌توانند کارآمدتر کار کنند.

• اولویت بندی فرآیندها

اکثر سازمان‌ها اولویت بندی فرآیندها را بزرگ‌ترین چالش خود در هوشمندسازی فرآیندها می‌دانند. بهترین شیوه‌ برای اولویت بندی جریان‌های کاری با بیشترین نیاز به بهبود ارائه می‌گردد.

درخاتمه هوشمندسازی فرایندها یک ضرورت برای تمامی سازمان‌ها در هر نوع صنعت و کسب و کار است. این رویکرد به عنوان ستون فقرات سازمان عمل می‌کند. یعنی نقشه راه بهبود و رشد سازمان را ارائه می‌دهد، گام‌های عملی برای رسیدن به آن‌ها را در چارچوب سازمان فراهم می‌کند و از ابتکارات رضایت کارکنان و مشتریان نیز پشتیبانی می‌کند. در واقع هوش فرایندی یک ابزار نیست بلکه یک روش لازم برای پیشرفت کسب و کار است.